En tiempos de incertidumbre, las pequeñas empresas deben mantenerse flexibles para operar con éxito. Dado que muchas empresas ahora tienen que hacer arreglos para que su equipo trabaje casi por completo desde su hogar, nunca ha sido tan importante establecer una infraestructura de trabajo remota eficiente.
Esta es una tendencia que no muestra signos de desaceleración. En los próximos años, el trabajo remoto continuará convirtiéndose en la nueva norma, ya que ofrece más flexibilidad para empleadores y empleados por igual. Por lo tanto, nunca ha habido un mejor momento para configurar sus herramientas de trabajo remotas que ahora.
Pero, ¿qué necesitan las pequeñas empresas para que la colaboración en línea en un entorno de trabajo remoto sea tan productiva como un entorno de oficina normal? Un factor crucial es contar con las herramientas adecuadas para capacitar a los equipos para que trabajen de manera efectiva y eficiente . Estas herramientas deben ser asequibles y estar basadas en la nube para mantener la flexibilidad, la agilidad, la seguridad y la continuidad.
Con eso en mente, hemos reunido algunas de nuestras herramientas de colaboración digital favoritas que son especialmente adecuadas para las pequeñas empresas.
1. Mantente en contacto con tu equipo
La comunicación es la piedra angular de cualquier negocio . Ayuda a mantener los proyectos en marcha y mantener a su equipo comprometido y motivado. Pero mantenerse en contacto con trabajadores remotos puede ser una tarea bastante lenta.
En una configuración remota, ya no es posible tener chats rápidos cara a cara. Como resultado, muchos empleados recurren a la comunicación por correo electrónico. Sin embargo, es fácil excluir a las personas si no se copian en un correo electrónico y, a menudo, es difícil rastrear el estado de una tarea.
Por lo tanto, para que usted y su equipo trabajen de manera eficiente, necesita otros canales de comunicación. Afortunadamente, hay una gran selección de herramientas que hacen que la comunicación digital sea mucho más inclusiva.
Aplicaciones de colaboración
Una forma de evitar ahogarse en los correos electrónicos es usar aplicaciones de colaboración en tiempo real. Estas aplicaciones de trabajo remoto le permiten crear canales de comunicación transparentes , por ejemplo, para cada equipo o proyecto, de modo que tengan un espacio para chatear en tiempo real. Los miembros del equipo están facultados para realizar tareas mediante el intercambio de archivos y el seguimiento de los negocios diarios importantes a través de alertas y notificaciones.
Tres opciones fuertes para la colaboración en tiempo real son Slack , Chatter y MS Teams .
Reuniones en línea
Idealmente, desea organizar reuniones tal como lo haría en la vida real: eficiente y productivo. Las videollamadas son más efectivas que las humildes llamadas telefónicas. Los equipos pueden conectarse en un nivel más personal al ver expresiones faciales. Esto realmente puede impulsar el espíritu de equipo y ofrecer una gran oportunidad para que los miembros del equipo se controlen mutuamente. Además, es más fácil expresar su punto de vista con características como compartir pantalla o pizarras para compartir.
Existen varias aplicaciones excelentes para conferencias que proporcionan transmisión de video HD y características como compartir pantalla o una herramienta de pizarra. Agregue fácilmente varios miembros del equipo a la llamada, comparta archivos en la aplicación de chat e incluso grabe la reunión para referencia futura.
Zoom , Google Hangouts , Skype son algunas de nuestras aplicaciones de conferencia favoritas para pequeñas empresas.
2. Mantenga la productividad con herramientas de colaboración de documentos en línea.
Con todos en una ubicación diferente, garantizar que su equipo remoto pueda mantenerse enfocado y productivo parece una tarea desalentadora. Un desafío clave es la colaboración y gestión de documentos. Tanto si el equipo de marketing quiere la última versión del boletín informativo como si su equipo de ventas necesita acceso a la nueva versión de la hoja de producto, la gestión eficiente de documentos en línea juega un papel crucial en el mantenimiento de la productividad. Pero no solo necesita acceso rápido en línea.
Cuando varias partes interesadas están trabajando en el mismo documento, es importante que todos los miembros del equipo puedan ver los cambios a medida que se realizan. Las herramientas de colaboración en línea ayudan a mantener a su equipo productivo y motivado, ya que siempre estarán actualizados con los cambios que se hayan realizado. No es necesario perder el tiempo creando copias de seguridad ya que todo se guarda y actualiza automáticamente y todos los miembros del equipo tienen acceso a carpetas y documentos relevantes sin tener que preocuparse por el control de versiones.
Dos de nuestras herramientas de colaboración de documentos favoritas son Google Docs y Quip .
Si desea aumentar aún más su productividad, consulte nuestra publicación de blog sobre «Las mejores aplicaciones de productividad para pequeñas empresas»
3. Mantente al día con las aplicaciones de gestión de proyectos
La gestión eficaz de proyectos tiene que ver con inspirar y empoderar a su equipo, estructurar flujos de trabajo y organizar tareas. La mayoría de los equipos remotos usan una herramienta de gestión de proyectos dedicada. Estas herramientas a menudo presentan gráficos de Gantt o tableros Kanban que son muy intuitivos y fáciles de poner en funcionamiento. Para despues:
- Simplemente agregue una tarjeta para cada tarea y asigne todas las partes interesadas relevantes a esa tarea.
- Planifique todas las tareas en su tablero y podrá seguir su progreso.
- Establezca fechas límite, use temporizadores de cuenta regresiva y verifique a medida que se completan las tarjetas, y lo ayudará a usted y a su equipo a descubrir y eliminar obstáculos cuando y cuando ocurran.
Trello, Jira y Quip son algunas de nuestras aplicaciones favoritas de gestión de proyectos. Si necesita realizar un seguimiento del tiempo, los complementos como Toggl pueden ayudarlo a ver cuánto tiempo pasan usted y los miembros del equipo en cada tarea.
4. Manténgase cerca de los clientes con un CRM en la nube
Todos los consejos anteriores se centraron en mantenerlo organizado a usted y a su propio equipo. Pero, ¿qué hay de cuidar a tus clientes mientras trabajas de forma remota? La comunicación digital es crucial para áreas como la incorporación de clientes y el servicio al cliente.
Las herramientas de gestión de la relación con el cliente (CRM) son particularmente adecuadas para la comunicación digital con el cliente. Los mejores CRM son una solución todo en uno capaz de manejar clientes potenciales de ventas, registros de clientes y tickets de soporte, todo en el mismo lugar.
Para equipos remotos, como con todas las otras herramientas mencionadas, la mejor opción es una solución basada en la nube. Como todos los datos importantes se respaldan y actualizan automáticamente, todos los miembros del equipo tienen acceso a la información más reciente y están en la misma página. Para las pequeñas empresas líderes del mundo, es crucial comenzar a trabajar lo más rápido posible con un CRM. Nuestro equipo de soporte dedicado ha convertido a Salesforce CRM en una solución ideal, ya que la transición es lo más sencilla posible.
5. Prepárese para volverse remoto y estar preparado para el futuro
Las situaciones impredecibles crean desafíos únicos para las pequeñas empresas que pueden ser abrumadoras cuando se ignoran. Sin embargo, cada desafío es también una oportunidad. Las configuraciones efectivas de trabajo remoto se basan en la transparencia, la gestión del tiempo y la confianza. Las herramientas de colaboración en línea le permiten colocar estos pilares clave mientras lo mantienen a usted y a su equipo felices y motivados.
Creemos que el trabajo remoto es el futuro y prepararse para trabajar de forma remota es una excelente manera de proteger su empresa a futuro. No importa lo que venga después, estarás listo.
