Con el brote actual de coronavirus en toda China, las empresas tienen que considerar cómo utilizar eficazmente a sus empleados en una situación en la que el contacto físico entre las personas se está restringiendo en gran medida. Se debe evitar la mayor cantidad posible de personal en las oficinas tanto como sea posible, tanto en términos de riesgos de infección como porque muchos miembros del personal tienen que depender del transporte público muy restringido para llegar a la oficina. Es en entornos públicos donde el riesgo de infección es más alto. Su empresa necesita mitigar el hecho de que el personal viaje, si es posible, durante este tiempo.
Del mismo modo, otros métodos tradicionales de operación comercial como la utilización de correo urgente para la entrega de documentos importantes no pueden funcionar en las situaciones actuales. Dichos servicios se han cerrado porque tanto los documentos físicos en sí mismos como los trabajadores que llevan dichos documentos pueden ser una causa de posible contaminación. Enviar personal a las fábricas proveedoras para implementar el trabajo de aseguramiento de la calidad también se vuelve poco práctico bajo las restricciones establecidas.
En resumen, la mayoría de las opciones para el funcionamiento estándar de las empresas que utilizan metodologías tradicionales están temporalmente cerradas. Las opciones que permanecen abiertas dependen de operaciones «remotas». Estas metodologías solo requieren la transmisión de datos a través de cables / WiFi, algo que al menos el coronavirus actual no puede aprovechar. Por supuesto, existen otros peligros y problemas relacionados con la excesiva dependencia de las comunicaciones digitales, particularmente para organizaciones que no han implementado un Plan de Continuidad de Negocio (BCP) sólido.
En este artículo, describimos algunas opciones y consejos que se relacionan específicamente con el entorno empresarial chino. Las consideraciones deben centrarse en la situación a corto plazo (las próximas dos o tres semanas en que los empleados pueden estar restringidos a sus apartamentos mientras transcurre el período de incubación de este virus) y la situación a mediano plazo.
Para las próximas semanas, las empresas deberán confiar en la infraestructura digital corporativa que ya han implementado y complementarla con la otra infraestructura no corporativa que existe en China, mientras que son conscientes de las limitaciones y debilidades de estos canales públicos.
Para las empresas bien preparadas, el trabajo remoto no tiene por qué ser un gran obstáculo a corto plazo. Para tomar nuestra empresa como ejemplo, nuestros empleados tienen computadoras portátiles y trabajan desde casa. La compañía utiliza la plataforma MS O365 de manera bastante integral, y nuestros empleados pueden mantener un contacto constante entre ellos a través de esta plataforma corporativa. Todos los documentos que nuestros empleados necesitan para la implementación de su trabajo están disponibles para ellos en Sharepoint Onliney se puede compartir según sea necesario. Nuestro ERP y CRM son accesibles de forma remota. Los datos transmitidos entre las computadoras de la compañía se utilizan en el hogar y nuestros servidores se cifran antes de la transmisión. Hay una desaceleración en la transmisión de datos, porque los empleados tienen que utilizar las conexiones a Internet de sus apartamentos, pero esto no tiene un efecto grave. Por ejemplo, hoy realizamos una conferencia telefónica sobre equipos de EM entre nueve personas en varios lugares dentro de China (incluido un miembro del personal en la provincia de Hubei). Si bien la funcionalidad de video era débil debido a problemas de ancho de banda, la funcionalidad de audio era suficiente.
Pero para las empresas menos preparadas, se pueden predecir algunos problemas. Si su empresa no está utilizando una herramienta corporativa sólida, como MS Teams o Skype for Business (también conocida como Lync), las comunicaciones dentro de la empresa pueden depender de un teléfono tradicional, correo electrónico corporativo o canales públicos menos seguros, como WeChat . Si su servidor de correo electrónico corporativo está alojado en la sede de su empresa en el extranjero, es posible que los empleados que trabajan desde casa tengan dificultades para enviar o recibir correos electrónicos con grandes archivos adjuntos. Este es un problema común visto cuando se transmiten datos dentro y fuera de China continental debido a la congestión en las salidas internacionales. Muchas compañías circunnaveganeste problema al establecer estructuras similares a VPN entre sus oficinas en China y en el extranjero; sin embargo, cuando los empleados trabajan desde casa, estos planes de contingencia ya no funcionan de manera efectiva.
Para el personal orientado al cliente o al proveedor, debe mitigarse el impacto en las operaciones debido a la incapacidad de estos empleados para satisfacer físicamente a sus clientes o proveedores. Si su empresa tiene herramientas corporativas sólidas, como MS O365 a su disposición inmediata, puede considerar invitar a sus clientes / proveedores a comunicarse con usted a través de esos canales como un «usuario externo». Si no tiene esos canales a su disposición de inmediato, tal vez sí, y puede organizarse para que su personal clave se agregue a sus redes. Dicha coordinación requiere tiempo para implementarse, por lo tanto, organice un tiempo de espera para que esto se facilite.
Podemos suponer que habrá algunos problemas agudos a corto plazo para las empresas con operaciones en China. Aquí hay algunas pautas simples que se pueden seguir para mitigar los efectos:
- Asegúrese de que su personal de TI (tanto en el extranjero como en China) esté disponible para ocuparse de la conectividad y otros problemas relacionados que surjan. Con los empleados trabajando de forma remota, se puede esperar que surjan más problemas. Considere pagar recursos de TI adicionales para asegurarse de que estén funcionando durante el período de vacaciones en preparación para que la mayoría de su personal comience a trabajar de forma remota después del final del Año Nuevo chino extendido.
- Si tiene herramientas de comunicación corporativa que se pueden usar de manera efectiva en China, asegúrese de que su personal con sede en China tenga suficiente orientación para usarlas y sepa que necesitan iniciar sesión. En nuestra experiencia, muchas compañías que tienen estas herramientas no informan a su personal con sede en China sobre sus capacidades completas. Considere también solicitar a los empleados que descarguen las aplicaciones (Teams / Sharepoint Online, etc.) en sus teléfonos móviles.
- Asegúrese de que los empleados sepan que los costos incurridos por las comunicaciones corporativas, que dependen del teléfono móvil tradicional, serán reembolsados por la compañía durante este período.
- Si tiene correos electrónicos con archivos adjuntos grandes, existe una buena posibilidad de que el recibo se demore para los empleados en China, especialmente si su servidor de correo electrónico corporativo se encuentra en el extranjero. Considere separar el mensaje de correo electrónico del archivo adjunto. Intente reducir el tamaño de los archivos adjuntos o busque otros canales para la entrega de dichos archivos adjuntos. Tenga en cuenta que muchos servicios, como Dropbox, etc. están bloqueados en China continental.
- Si sus empleados se ven obligados a depender de canales no corporativos, como WeChat para comunicarse y compartir archivos, etc., asegúrese de enviarles alguna orientación sobre qué tipo de información no se puede compartir a través de dichos canales. Esta es un área donde se pueden requerir sus recursos legales internos en la sede para proporcionar información. Por ejemplo, puede tener contratos con ciertos clientes o proveedores que restringen el intercambio de cierta información a través de canales no corporativos. La eficiencia es una consideración clave para su organización en las próximas semanas, pero también se debe garantizar la protección de datos. Sin esa orientación, es posible que sus empleados con sede en China compartan todo tipo de documentos e información a través de sus cuentas personales de WeChat.
- Configure un horario de comunicación claro y regular para los recursos de alto nivel durante las próximas semanas. Esto es particularmente importante cuando las personas trabajan de forma remota. La mayoría de las plataformas modernas de llamadas de conferencia incluyen no solo una opción de asistencia en línea donde se puede disfrutar de la funcionalidad completa durante las reuniones, sino también una opción de «acceso telefónico» para aquellos participantes que simplemente desean la funcionalidad de voz a través de sus teléfonos móviles. Esta funcionalidad se recomienda para los empleados que puedan estar enfrentando problemas de ancho de banda limitado desde sus direcciones residenciales.
Estas medidas anteriores pueden al menos permitir que sus empleados con sede en China continúen trabajando con un grado razonable de eficiencia y seguridad mientras la situación se estabiliza. Mientras eso sucede, su empresa debería considerar cómo lidiar con el impacto a mediano plazo. Esto es algo que no se puede apresurar. Los planes de continuidad del negocio deben diseñarse cuidadosamente antes de su implementación, teniendo en cuenta la naturaleza de su negocio, sus requisitos globales y las consideraciones específicas de China. Una vez diseñado, es necesario obtener el hardware apropiado, instalar el software y migrar los datos con cuidado. El proceso lleva meses, lo que requiere un enlace cercano entre sus equipos de operaciones en China (y en otros lugares) y sus recursos de TI.
Las soluciones deben implementarse lo antes posible. Esta situación actual debería ser un llamado de atención a su organización para que dicha tecnología sea cada vez más importante. No solo es crítico en situaciones de «crisis», como el brote actual de coronavirus; Las herramientas de comunicación / intercambio digital se consideran cada vez más como un reemplazo del entorno tradicional de oficina. Para aquellas organizaciones que están «por delante del juego» a este respecto, esta crisis actual debería proporcionarles una especie de ventaja competitiva durante un período de tiempo.
Fuente: china-briefing
